Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie D4L data4life gGmbH (im Folgenden: “Data4Life”) Ihre im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten verarbeitet. Weiter unten finden Sie die Datenschutzerklärung zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite, welche Sie darüber informiert, wie die Personio GmbH Ihre Daten beim Besuch der Recruiting Seite verarbeitet.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist gem. Art. 4 Abs. 7 Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die
D4L data4life gGmbH
c/o Digital Health Cluster (DHC) im Hasso-Plattner-Institut (HPI)
Rudolf-Breitscheid-Straße 187
14482 Potsdam
Deutschland
E-Mail: hr@data4life.care
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@data4life.help oder unserer Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte“.
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Data4Life
a. Datenverarbeitung bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche / Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (optional)
Angestrebtes Einstiegsdatum
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind (optional)
Gehaltsvorstellungen
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Data4Life führt im Bewerbungsverfahren mehrere Interviewrunden durch. Dabei fasst Data4Life die zur Beurteilung Ihrer Bewerbung notwendigen Gesprächsinhalte zusammen und stellt diese dem im Recruiting-Prozess verantwortlichen Personal zur Verfügung. Zudem werden die von Ihnen bereitgestellten Kontaktdaten Ihres Referenzkontaktes zur Terminierung und Durchführung eines Referenz-Interviews genutzt.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hauptsächlich § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von sechs Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Die Speicherung von 6 Monaten zum Zwecke der Abwehr von Rechtsansprüchen basiert auf der Wahrnehmung von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz. 1 lit. f DSGVO.
Nach dem Ablaufen der Speicherfristen oder im Rahmen der Wahrnehmung Ihres Rechts auf Löschung und/oder Widerspruch sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als Daten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
b. Datenverarbeitung bei einer “Coding Challenges"
Sollten Sie sich bei uns auf eine technische Stelle, z.B. als Software-Entwickler bewerben, dann verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, welche bei Ihrer Teilnahme an einem Test Ihrer Programmierfähigkeiten auf der Plattform von Alva Labs AB erhoben werden. Weitere Informationen darüber, wie Ihre personenbezogenen Daten auf der Alva Labs AB Platform erhoben und verarbeitet werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Alva Labs AB: https://app.alvalabs.io/terms.
Wir haben ein Interesse daran, Ihnen eine möglichst angenehmen Bewerbungsprozess zu ermöglichen und sicherzustellen, dass Ihre Qualifikationen bestmöglich zur ausgeschriebenen Stelle passen. Die damit verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf der Wahrnehmung von berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Satz. 1 lit. f DSGVO.
c. Datenverarbeitung im “Talent Pool”
Darüber hinaus behalten wir uns vor, Sie um Ihre Zustimmung zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren „Talent Pool“ für 24 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu bitten, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Die Rechtsgrundlage für die Aufnahme in den „Talent Pool“ ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ jederzeit widerrufen (siehe dazu auch Ziffer 5 „Betroffenenrechte“).
d. Kontakt
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, z. B. per E-Mail, Post oder Telefon, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Anfrage), die für die Beantwortung Ihrer Frage erforderlich sind. Enthält Ihre Anfrage optionale personenbezogene Daten, z. B. Ihren Namen, verarbeiten wir diese Daten, um Sie gezielter unterstützen zu können.
Die Rechtsgrundlage für die Erhebung der Daten im Rahmen von Kontaktaufnahmen und Support-Anfragen ist § 26 Abs. 1 BDSG, wenn ein Beschäftigungsverhältnis besteht oder angestrebt wird. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrages mit dem Betroffenen erforderlich), wenn in der Kontaktaufnahme eine sonstige vertragliche Beziehung angestrebt wird oder eine solche bereits besteht. Die rechtliche Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO (die Verarbeitung ist notwendig zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen der jeweiligen Datenerhebung), wenn kein Vertragsverhältnis besteht oder beabsichtigt ist, z.B. wenn der Kontakt allgemeiner Natur ist. In letzterem Fall besteht unser berechtigtes Interesse darin, Ihre Anfrage in einer angemessenen Weise zu beantworten.
Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist (abhängig vom jeweiligen Zweck der Kontaktaufnahme) oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
3. Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert, welche von unserem Unternehmen verantwortet und von unserem Auftragsverarbeiter Personio GmbH, Rundfunkplatz 4, 80335 München, Deutschland, betrieben wird. Mit der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet und Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland speichert, haben wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen.
Zur Ermöglichung der E-Mail-Kommunikation über die E-Mail-Adresse hr@data4life.care, der Durchführung von Videotelefonaten und Versenden von Terminanfragen verwendet Data4Life Google Workspace, das von unserem Auftragsverarbeiter Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bereitgestellt wird. Google verarbeitet Ihre Kontaktinformationen, z. B. Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer E-Mail. Google speichert Ihre persönlichen Daten auf Servern, die im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) betrieben werden. Wir können jedoch nicht ausschließen, dass Google auf Ihre personenbezogenen Daten zugreift und sie somit in die Vereinigten Staaten übermittelt. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO und EU-Standardvertragsklauseln mit Google abgeschlossen.
Wir unterziehen unsere Auftragsverarbeiter regelmäßigen Prüfungen des durch die Standardvertragsklauseln gewährleisteten Schutzniveaus und ergreifen ggf. geeignete zusätzliche Maßnahmen, um das Schutzniveau zu gewährleisten.
Sollten Sie an einer Coding Challenge teilnehmen, dann werden Ihre personenbezogenen Daten, die während der Coding Challenge aufgezeichnet werden, durch unseren Auftragsverarbeiter Alva Labs AB, Luntmakargatan 66, 113 51 Stockholm, Sweden verarbeitet. Mit Alva Labs AB haben wir einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen.
Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, welche in Singapur ausgeschrieben ist, übermitteln wir Ihre Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens an die D4L data4life Asia Limited, 68 Circular Road #02-01, Singapore 049422.
4. Arbeitgeber-Bewertungsplattformen
a. Kununu
Im Rahmen des Employer Brandings interagiert Data4Life mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern, die das Unternehmen anonym bewerten. Data4Life verwendet das Arbeitgeberbewertungsportal Kununu. Kununu ist ein Produkt der NEW WORK SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland. Kununu verarbeitet die von Ihnen freiwillig eingegebenen Daten und wertet ggf. die von Ihnen geteilten oder angesehenen Inhalte aus. Informationen darüber, welche Daten von Kununu zu welchen Zwecken verarbeitet werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Kununu: https://privacy.xing.com/en/privacy-polic
b. Glassdoor
Als Teil des Employer Brandings interagiert Data4Life mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern, die anonym Bewertungen und Informationen über das Unternehmen abgeben, wie z.B. Gehalt, Unternehmensvorteile, CEO-Bewertungen und das Hochladen von Fotos auf dem Arbeitgeberbewertungsportal Glassdoor. Glassdoor ist ein Produkt von Glassdoor, Inc., 300 Mission Street, 16th Floor, San Francisco, CA 94105, USA. Die zuständige Einrichtung für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist Glassdoor Hiring Solutions Ireland Ltd., 70 Sir John Rogerson's Quay, 662881, Irland. Data4Life hat EU-Standardvertragsklauseln mit Glassdoor abgeschlossen. Weitere Informationen darüber, wie Glassdoor Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Glassdoor: https://www.glassdoor.com/privacy/index.htm
5. Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere
Recht auf Auskunft (Art.15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art.16 DSGVO),
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1.) oder an die Personalabteilung unter hr@data4life.care.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Deutschland
Telefon: 033203/356-0
Telefax: 033203/356-49
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
6. Ergänzender Hinweis zu Ihrem Widerspruchsrecht
Wir weisen Sie ergänzend darauf hin, dass soweit eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis des berechtigten Interesses im Rahmen der Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. f DSGVO erfolgt und/oder Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeitet werden, Sie jederzeit das Recht haben, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Stand: Jan 2024